Dataskyddsmeddelande för urvalsprovssystemet TIM

I detta dataskyddsmeddelande berättas om personuppgifters behandling i urvalsprovssystemet TIM. Dataskyddsmeddelandet grundar sig på artikel 12 och 13 i EU:s dataskyddsförordnings (2016/679).

Uppdaterat 10.5.2020

1. Urvalsprovssystemet TIM

I detta dataskyddsmeddelande berättas om personuppgifters behandling i urvalsprovssystemet TIM.

Urvalsprovet i datavetenskap ordnas gemensamt av flera universitet. I samarbetet deltar Helsingfors universitet, Östra Finlands universitet, Jyväskylä universitet, Uleåborgs universitet, Tammerfors universitet, Åbo universitet och Åbo Akademi. Sökandes urvalsprov beaktas i ansökan till alla universitet som deltar i samarbetet och som hen har sökt till (ett gemensamt register för flera universitet).

Uvalsprovssystemet TIM används också för att genomföra antagningen till Jyväskylä universitets utbildningar i cybersäkerhet, undervisningsteknologi och datavetenskap.

Mera information om behandlingen av personuppgifter i Jyväskylä universitets studerandeurval fås från:

https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/opiskelijavalinta

2. Registerupprätthållare

Jyväskylän yliopisto, Infromaatioteknologian tiedekunta kontaktperson för urvalsprovet i TIM:

Vesa Lappalainen, vesal@jyu.fi, 0400-242 990

För datavetensakpernas urvalsprov också Helsingfor Universitet, Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Oulun yliopisto, Tampereen yliopisto och Turun yliopisto, samt Åbo Akademi.

3. Dataskyddsombud

Jyväskylä universitets dataskyddsombud tietosuoja@jyu.fi, tel. 040 805 3297. Primär kontakt för frågor som rör behandling av personuppgifter i urvalsprovssystemet TIM.

För datavetenskapernas urvalsprovssammarbete
Jyväskylän yliopistos dataskyddsombud (tietosuoja@jyu.fi), 040 805 3297,
Helsingin yliopistos dataskyddsombud (tietosuoja@helsinki.fi),
Itä-Suomen yliopistos dataskyddsombud (tietosuoja@uef.fi),
Oulun yliopistos dataskyddsombud (dpo@oulu.fi),
Tampereen yliopistos dataskyddsombud (dpo@tuni.fi),
Turun yliopistos dataskyddsombud (dpo@utu.fi),
Åbo Akademis dataskyddsombud (dataskydd@abo.fi)

4. Ändamål för behandling av personuppgifter samt behandlingens rättsliga grunder

Ändamål för behandling av personuppgifter: I urvalsprovsystemet TIM behandlas personuppgifter för att genomföra studentantagning till universiteten. Genom TIM-urvalsprovet väljs i Finland studerande till finsk- och svenskspråkig utbildning som leder till kandidat- och magisterexamen. I systemet genomförs datavetenskapernas urvalsprov och Jyväskylä universitets IT-fakultets urvalsprov.

Universitetet (universiteten) behandlar personuppgifter

för att informera om studier och studieurval
för att organisera uppgifter som rör studerandeantagning

Dessutom kan universitetet behandla uppgifter för: - akademisk forskning - marknadsföring som för utbildningsutbud. Lov till marknadsföringsmeddelanden sparas i Studieinfo där det också upprätthålls. - behovet att övervaka urvalsprovet, reparation av tekniska fel och för att säkerställa informationssäkerhet.

Universitetets rätt att behandla personuppgifter som upprätthållare av register grundar sig på organiseringen av urvalsprov:

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. (artikel 6.1 e)
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. (artikel 6.1 c)
Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. (artikel 6.1 a)
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. (artikel 6.1 b)

Universitetet har rätt att behandla specifika kategorier av personuppgifter som registerupprätthållare när:

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse (artikel 9.2 g)

Huvudsakliga bestämmelser

Univeristetslagen 558/2009 och de förordningar som ges genom den
Statsrådets förordning om universitetsexamina 794/2004 med förändringar
Lag om nationella studie- och examensregister 884/2017
EU:s dataskyddsförordning 2016/679 och nationella bestämmelser som kompletterar den
Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999
Dataskyddslagen (906/2019)

Behandlingsgrunder för att förhindra fusk u urvalsprovet är: EU:s dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6.1 punkt c, universitetslagen (558/2009), samt EU:s dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6.1 punkt e.

För utredning av systemproblem och informationssäkerhetsavvikelser, insamling av logginformation från informationssystem som krävs enligt lag, samt informationssäkerhetsövervakning och tillhandahållande av en uppdaterad bild av den totala informationssäkerhetssituationen. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter avseende loggdata är lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 17 § och EU:s dataskyddsförordning (EU 679/2016) artiklarna 24, 32-34, 39.

Jyväskylä universitet behandlar också personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse, dvs. för att utföra myndighetens planerings- och utredningsuppgift (dataskyddslagen 4 §:n 2 moment). Det handlar om att utarbeta studier och planer för driften av TIM-urvalsprovssystemet, som inte är baserade på vetenskaplig forskning och som utförs till exempel för att förbättra systemets tillförlitlighet och funktionalitet.

5. . Den registeransvariges eller en tredje parts berättigade intressen

Behandlingen av personuppgifter i registret grundar sig inte på ett ”berättigat intresse”, denna punkt är därför inte tillämplig.

6. Registrets olika kategorier av personuppgifter

Följande personuppgifter lagras i TIM-urvalsprovsystemets personregister: Sökandens bakgrundsinformation relaterad till urvalsproven (hantering av sökandeddata innan urvalsprovet i Utbildningsstyrelsens tjänst Studieinfo, under urvalsprovet samt då resultatet av urvalsprovet har blivit klart)

Grunduppgifter om sökande: förnamn, tilltalsnamn, efternamn, studerandenummer, e-post, personskyddssignum, telefonnummer, ansökningsnummer
Urvalstestinnehållstaggar
Sökandens personuppgifter behandlas i urvalstestsystemet för att kunna skapa ett individuellt innehåll för urvalsprovet i enlighet med sökandens sök önskningar och för att möjliggöra att urvalsprovet genomförs.
Sökanden kan ha beviljats tilläggstid och specialarrangemang av hälsoskäl, underkänna provet eller förflytta sökanden till ett annat provtillfälle. De egentliga orsakerna til specialarrangemang sparas inte i registret.
Sökandens urvalsprovssvar (de egentliga provsvaren)
Provsvaren som ges i urvalsprovet lagras endast i TIM-systemet och de säkerhetskopior som skapats från det. Urvalsprovsinformationen sparas i 2 år. Logginformationen relaterad till urvalstestsvaren (t.ex. den exakta tiden som svaret registrerades) lagras i TIM-systemet.
De poäng som sökanden fått i urvalsprovet
Sökandens svar poängsätts i urvalsprovssystemet. Sökandens poäng för de olika delarna överförs till Studieinfo med hjälp av ett gränssnitt.
Hanteringssystemet för urvalsprovet och medlemsuppgifterns för den personalen som använder det
Personalens haka-användarnamn
Personalens e-postadresser
Logguppgifter som behövs för att övervaka studerandes urvalsprovsprestation

7. Personuppgifternas regelrätta datakällor

Sökandens personuppgifter: Personuppgifter på de som deltar i urvalsprovet har fåtts från Studieinfo-tjänsten som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Svaren som ges i urvalsprovet får av den registrerade själv vid provtillfället. Sökandens poäng räknas av TIM-systemet eller förs in manuellt.

Sökanden kan också få extra tid och särskilda arrangemang av hälsoskäl, sökande kan också överföras till ett annat provtillfälle som tekniskt genomförs av universitetets personal. Information om tilläggstid har fåtts från Studieinfo.

Personalens personuppgifter: Personalinformation har delvis inhämtats från den registrerade själv vid anställning vid universitetet, och delvis har informationen (såsom haka-användarnamnet) skapats för hen av sin arbetsgivare.

8. Informationssystem som används vid behandlingen av personuppgifter

De personuppgifter som behandlas i urvalsprovssystemet överförs via ett gränssnitt från Studieinfo-tjänsten som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Sökandens provsvar poängsätts direkt i urvalsprovssystemet TIM. Sökandens slutpoäng eller delpoäng i urvalsprovet förs i slutet av processen via gränssnittet över till Utbildninsstyrelsens Studieinfo-tjänst av IT-fakulteten.

9. Uppgifternas mottagare eller grupp av mottagare, samt normala överlåtelser

Jyväskylä universitet överlåter informationen i urvalsprovsystemet TIM till Studieinfo-antagningsregistret som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Dataöverlåtelser från Studieinfo beskrivs i dess dataskyddsbeskrivning:
https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-for-studieinfos-antagningsregister/

Dessutom kan universitetet överlåta sökandens personuppgifter

för akademisk forskning
för att uppfylla lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) eller andra lagstadgade skyldigheter
myndighetsuppgifter som berör urval och studierätter till andra finländska högskolor
urvalsprovsystemuppgifter till andra universitet som deltar i urvalsprovssammarbetet
med den registrerades samtycke kan uppgifter från urvalsprovssystemet TIM överlåtas som forskningsmaterial till registret över deltagare i vårens urvalsprov

10. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES eller till internationella organisationer

De personuppgifter som finns i urvalsprovssystemet TIM och de personuppgifter i det adminstrationsverktyg som finns i anslutning till det överförs inte utanför EU- eller ETA-området eller till internationella organisationer.

11. Personuppgifternas lagringstid

De uppgifter som har sparats i provsystemet sparas i två år från provdagen.

12. Den registrerades rättigheter

12.1 Rätt att få tillgång till sina personuppgifter (dataskyddsförodningens 15 artikel)

Du har rätt att få veta om och vilka av dina personuppgifter som behandlas. Du har också rätt att få en kopia på dina egna personuppgifter som behandlas.

12.2 Rätt till rättelse av personuppgifter (dataskyddsförodningens 16 artikel)

Om de personuppgifter som behandlas innehåller felaktigheter eller brister, har du rätt att be om att de korrigeras eller kompletteras.

12.3 Rätt att få personuppgifter raderade (dataskyddsförodningens 17 artikel)

Du har rätt att få alla sina personuppgifter raderade vid vissa fall, som då personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål de samlats för.

12.4 Rätt till begränsning av behandling (dataskyddsförodningens 18 artikel)

Du har rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas i vissa fall, som då du bestrider personuppgifternas korrekthet.

12.5 Rätt att göra invändningar (dataskyddsförodningens 21 artikel)

Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter, om behandlingen grundar sig på allmänt intresset eller ett legitimt intresse. Universitetet får då inte längre behandla personuppgifterna, såvida denne inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen.

12.6 Profilering och automatiska beslut

I uralsprovssytemet TIM förekommer ingen profilering och inga automatiska beslut.

12.7 Utövandet av den registrerades rättigheter

Om du har frågor om registrerades rättigheter kan du kontakta universitetets dataskyddsombud. Alla begäran som rör utövande av den registrerades rättigheter förmedlas till Jyväskylä universitets registrator.

Kirjaamo ja arkisto, PL 35 (C),
40014 Jyväskylän yliopisto,
tel. 040 805 3472,
e-mail: kirjaamo(at)jyu.fi.

Besöksadress: Seminaarinkatu 15 C-byggnaden (Univrsitetets huvudbyggnad, 1. vån.), rum C 140.

12.8 Säkerhetsintrång eller misstanke om säkerhetsintrång meddelas Jyväskylä universitet

https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/ilmoita-tietoturvaloukkauksesta.

12.9 Rätt att ge in klagomål till tillsynsmyndighet

Du har rätt att ge in klagomål till tillsynsmyndigheten, ifall du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot de tillämpliga dataskyddsbestämmelserna (EU) 2016/679. Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå.
Aktuella kontaktuppgifter till Dataombudsmannens byrå: https://tietosuoja.fi/etusivu