Tietosuojailmoitus TIM-valintakoejärjestelmä

Tietosuojailmoituksessa sinulle kerrotaan henkilötietojen käsittelystä TIM valintakoejärjestelmässä. Informointi perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679, 12 ja 13 artikla).

Päivitetty 10.5.2020

1. TIM-valintakoejärjestelmä

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan henkilötietojen käsittelystä TIM-valintakoejärjestelmässä.

Tietojenkäsittelytieteen valintakoe järjestetään usean yliopiston yhteistyönä. Mukana ovat Helsingin, Itä-Suomen, Jyväskylän, Oulun, Tampereen ja Turun yliopistot sekä Åbo Akademi. Hakijan valintakoe otetaan huomioon kaikkien niiden yhteistyössä mukana olevien yliopistojen valinnoissa, joihin hän on hakenut (useamman yliopiston yhteinen rekisteri).

TIM-valintakoejärjestelmää käytetään myös Jyväskylän yliopiston kyberturvallisuuden, koulutusteknologian ja tietojärjestelmätieteen opiskelijavalinnan toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittelystä Jyväskylän yliopiston opiskelijavalinnassa saat lisätietoa opiskelijavalinnan tietosuojailmoituksesta:

https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/opiskelijavalinta

2. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto, Infromaatioteknologian tiedekunta TIM-valintakoejärjestelmän yhteyshenkilö:

• Vesa Lappalainen, vesal@jyu.fi, 0400-242 990

Tietojenkäsittelytieteen yhteisvalinnan osalta myös Helsingin, Itä-Suomen, Jyväskylän, Oulun, Tampereen ja Turun yliopistot sekä Åbo Akademi. Vastuuyliopistona tässä toimii Tampereen yliopisto.

3. Tietosuojavastaava

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaava tietosuoja@jyu.fi, p. 040 805 3297. TIM valintakoejärjestelmää koskeva ensisijainen yhteydenottopiste henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tietojenkäsittelytieteen yhteisvalinnan osalta
Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaava (tietosuoja@jyu.fi), 040 805 3297,
Helsingin yliopiston tietosuojavastaava (tietosuoja@helsinki.fi),
Itä-Suomen yliopiston tietosuojavastaava (tietosuoja@uef.fi),
Oulun yliopiston tietosuojavastaava (dpo@oulu.fi),
Tampereen yliopiston tietosuojavastaava (dpo@tuni.fi),
Turun yliopiston tietosuojavastaava (dpo@utu.fi),
Åbo Akademin tietosuojavastaava (dataskydd@abo.fi)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: TIM-valintakoejärjestelmässä käsitellään henkilötietoja yliopistojen opiskelijavalinnan toteuttamista varten. TIM-valintakokeella valitaan Suomessa opiskelijoita suomen- ja ruotsinkieliseen tutkintoon johtavaan kandi ja maisterikorkeakoulutukseen. Järjestelmässä toteutetaan tietojenkäsittelytieteen valintakoe sekä Jyväskylän yliopiston IT-tiedekunnan valintakokeita.

Yliopisto (yliopistot) käsittelee henkilötietoja

• opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
• opiskelijavalintaan liittyvien tehtävien järjestämiseen

Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja

• tieteelliseen tutkimukseen
• koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään. Lupa markkinointiviestintään tallennetaan Opintopolku palveluun, jossa sitä myös ylläpidetään.
• tarvittavan valintakoevalvonnan toteuttamiseen, teknisten virheiden korjaamiseen ja tietoturvan varmistamiseen.

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu opiskelijavalinnan järjestämiseksi:

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (artikla 6.1 e)
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
• sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen (artikla 6.1 a ja b)

Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun

• käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (artikla 9.2 g)

Pääasialliset säädökset

• yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
• yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen
• laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
• yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
• tiedonhallintalaki (906/2019)

Valintakoevilpin torjunnan käsittelyperuste on: Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6.1 artiklan c alakohta, yliopistolaki (558/200) ja yleisiin etuihin tai julkisen vallan käyttöön liittyvä tehtävä (GDPR: n 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Järjestelmän ongelmatilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvitys, lainsäädännön edellyttämien lokitietojen kerääminen tietojärjestelmistä sekä tietoturvan valvonta ja ajantasaisen näkemyksen tuottaminen tietoturvan kokonaistilanteesta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste lokitietojen osalta on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 17 § ja tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 24, 32-34, 39 artikla.

Jyväskylän yliopisto käsittelee henkilötietoja myös yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi eli viranomaisen suunnittelu-ja selvitystehtävän hoitamiseksi (tietosuojalaki 4 §:n 2 kohta). Kyse on TIM-valintakoejärjestelmän toimivuutta koskevien selvitysten ja suunnitelmien laadinnasta, jotka eivät perustu tieteelliseen tutkimukseen ja joita tehdään esimerkiksi järjestelmän toimintavarmuuden ja toimivuuden parantamiseksi.

5. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

6. Rekisterin henkilötietoryhmät

TIM-valintakoejärjestelmän henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin: Valintakokeisiin liittyvät hakijan taustatiedot (hakijatietojen käsittely ennen valintakoetta Opetushallituksen teknisesti ylläpitämässä Opintopolkupalvelussa, valintakokeen aikana sekä valintakokeen tuloksen selviämisen jälkeen)

• Perustiedot hakijasta: etunimet, kutsumanimi, sukunimi, oppijanumero ja sähköposti, henkilötunnus, puhelinnumero, hakemustunniste
• Valintakokeen sisältötunnisteet
• Hakijan henkilötietoja käsitellään valintakoejärjestelmässä, jotta pystytään muodostamaan yksilöllinen valintakokeen sisältö hakijan hakutoiveiden mukaisesti ja mahdollistetaan valintakokeen tekeminen.
• Hakijalle voidaan antaa myös lisäaikaa ja määritellä erityisjärjestelyjä terveydellisten syiden vuoksi, hylätä koe tai siirtää hakija eri koetilaisuuteen. Varsinaisia syitä erityisjärjestelyihin ei tallenneta rekisteriin.
• Hakijan koevastaukset (varsinaiset valintakoevastaukset)
• Valintakokeessa annetut koevastaukset tallentuvat vain TIM-järjestelmään ja siitä luotuihin varmuuskopioihin. Valintakoetietoja säilytetään 2 vuotta. Valintakoevastauksiin liittyvät lokikirjaustiedot (mm. tarkka vastauksen tallentamisaika) tallentuvat TIM-järjestelmään.
• Hakijan valintakokeessa saamat pisteet
• Hakijan vastaukset pisteytetään valintakoejärjestelmässä. Hakijan valintakokeen osiokohtaiset pisteet viedään Opintopolkupalveluun teknisen rajapinnan avulla.
• valintakoejärjestelmään liittyvän hallintajärjestelmän ja sitä käyttävien henkilökunnan jäsenten tiedot
• henkilökunnan haka-käyttäjätunnukset
• henkilökunnan sähköpostiosoitteet
• opiskelijan valintakoesuorituksen valvomiseksi tarvittavat lokitiedot

7. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan henkilötiedot: Henkilötiedot on saatu Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolkupalvelusta opiskelijavalintakokeeseen osallistumisen osalta. Valintakokeessa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa. TIM-järjestelmä laskee tai sinne käsin tallennetaan hakijan valintakokeessa saamat pisteet.

Hakijalle voidaan antaa myös lisäaikaa ja määritellä erityisjärjestelyjä terveydellisten syiden vuoksi tai siirtää hakija eri koetilaisuuteen korkeakoulun henkilökunnan teknisesti toteuttamana. Lisäaikatieto on saatu Opintopolusta.

Henkilökunnan henkilötiedot: Henkilökunnan tiedot on saatu osin rekisteröidyltä itseltään työntekijäksi yliopistoon hakeutumisen yhteydessä, ja osin tiedot (kuten haka-käyttäjätunnus) on luotu hänelle työnantajansa toimesta.

8. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Valintakoejärjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot haetaan teknisen rajapinnan avulla Opetushallituksen teknisesti ylläpitämästä Opintopolkupalvelusta. Hakijan koevastaukset pisteytetään suoraan TIM-valintakoejärjestelmässä. Hakijan valintakokeen osiokohtaiset pisteet tai loppupisteet viedään prosessin lopuksi rajapinnan avulla Opetushallitukselle Opintopolkupalveluun IT-tiedekunnan toimesta.

9. Tietojenvastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Jyväskylän yliopisto luovuttaa TIM-valintakoejärjestelmästä tietoja Opetushallituksen ylläpitämään Opintopolku-opiskelijavalintarekisteriin. Tietojenluovutukset Opintopolusta on kuvattu sen tietosuojaselosteessa:
https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/opintopolun-opiskelijavalintarekisterin-tietosuojaseloste/

Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

• tieteellistä tutkimusta varten
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
• valintoihin ja opiskeluoikeusiin vaikuttavia viranomaistietoja muille suomalaisille korkeakouluille
• valintakoejärjestelmätietoja muille yhteisvalinnassa mukana oleville yliopistoille
• rekisteröidyn suostumuksella TIM-valintakoejärjestelmän luovutetaan tietoja kevään valintakoeosallistujien tutkimusaineiston henkilörekisteriin.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:nulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

TIM-valintakoejärjestelmän ja siihen liittyvän hallintajärjestelmän henkilörekisterin sisältämiä tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika

Tekniseen koejärjestelmään tallentuvat tiedot säilytetään kaksi vuotta koepäivästä alkaen.

12. Rekisteröidyn oikeudet

12.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

12.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

12.3 Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa kuten silloin, jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin tiedot kerättiin.

12.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa kuten, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

12.5 Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi.

12.6 Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko

TIM valintakoejärjestelmässä ei tehdä profilointia eikä automaattisia päätöksiä.

12.7 Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Jos sinulla on kysyttävää rekisteröidyn oikeuksista, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan. Kaikki oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt toimitetaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon.

Kirjaamo ja arkisto, PL 35 (C),
40014 Jyväskylän yliopisto,
puh. 040 805 3472,
e-mail: kirjaamo(at)jyu.fi.

Käyntiosoite: Seminaarinkatu 15 C-rakennus (Yliopiston päärakennus, 1. krs), huone C 140.

12.8 Tietoturvaloukkauksesta tai sen epäilystä ilmoittaminen Jyväskylän yliopistolle

https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/ilmoita-tietoturvaloukkauksesta

12.9 Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston ajantasaiset yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/etusivu