Tekstinkäsittely Libreoffice Writerilla

Seuraavissa tehtävissä tutustutaan LibreOffice Writerin käyttämiseen. Open Office tai LibreOffice on Microsoft Officea vastaava ilmainen ohjelmistopaketti. Tehtävissä käydään läpi asiakirjan rakenteen merkitsemiseen ja tyylien muokkaamiseen liittyviä asioita sekä tutustutaan erilaisten objektien liittämiseen asiakirjaan.

Tämän harjoituksen esitietona on tekstinkäsittelymateriaali

Jos sinulla ei vielä ole omalla koneellasi LibreOffice ohjelmistopakettia niin hae ja asenna uusin LibreOffice osoitteesta: http://www.libreoffice.org/download/?type=win-x86&lang=en-US.

LibreOffice Writer ja OpenOffice Writer ovat toiminnaltaan lähes identtisiä joten seuraavat tehtävät soveltuvat suoraan molemmille ohjelmille.

Tekstinkäsittelyn aloittaminen

• Etsi ja käynnistä tietokoneesta LibreOffice Writer (Start|All programs|Open Office|Open Office Writer).
• Uuden asiakirjan tekeminen aloitetaan valikkokomennolla File | New | Text Document.
• Kopioi teksti osoitteesta <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virukset04k.txt> leikepöydälle ja liitä se avaamaasi tyhjään asiakirjaan. Hiiren oikean painikkeen avulla saat avattua linkin kohteen toiseen selainikkunaan, joten saat pidettyä tämän tehtäväsivun koko ajan näkyvillä.
• Tallenna asiakirja U:-levyasemalle esim. ITKP101-kansioon. Varmista, että asiakirjasi tallentuu Writerin omaan (*.ODT) -muotoon. Asiakirja kannattaa tallentaa muokkaamisen ja kirjoittamisen yhteydessä muutaman minuutin välein! Tallentaminen onnistuu nopeimmin painamalla CTRL+S.
• Tarvittaessa dokumentin voi tallentaa myös Microsoft Wordin ymmärtämään *.DOCX-muotoon valitsemalla Save As ja Save as type -alasvetovalikosta oikean tiedostotyypin.

Leikepöytä

Kokeile leikepöydän käyttöä asiakirjan muokkaamisessa. Kertaa ensin mielessäsi mitä eroa on siirtämisellä ja kopioimisella. Siirtäminen ja kopioiminen onnistuu Edit (suom. Muokkaa)-valikon komennoilla tai hiiren oikean painikkeen avulla. Jos osaat leikepöytä työskentelyn, tämän kohdan voit ohittaa. Muilta osin tässä harjoituksessa kannattaa edetä kohta kohdalta ja ja sen kaikkea tietoa tarvitaan kurssin harjoitustyössä myöhemmin.

• Siirrä muutama asiakirjan kappale toiseen paikkaan. Asiakirjan on tarkoitus olla järkevää muotoa, joten siirrä ainoastaan kokonaisia kappaleita. Kokeile myös siirtää kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-X ja CTRL-V).
• Kokeile myös kappaleen siirtämistä toiseen paikkaan hiiren avulla. Kun aktiiviseen kappaleeseen tartutaan kiinni hiiren vasemman painikkeen avulla, niin kappaletta voidaan raahata hiiren avulla toiseen paikkaan.
• Kopioi muutama tekstikappale toiseen paikkaan. Kokeile myös kopioida kappaleita toiseen paikkaan kokonaan ilman hiirtä (CTRL-C ja CTRL-V).
• Napauta hiiren vasemmalla painikkeella tekstikappaleen yhtä sanaa. Kokeile mitä tapahtuu kun tuplanapautat tai triplanapautat sanaa?
• Tallenna asiakirjasi! Tallentamisessa kannattaa aina käyttää pikanäppäinyhdistelmää CTRL-S. Muista tallentaa asiakirjasi tarpeeksi usein!
• Peru kaikki edellä tekemäsi muutokset Edit | Undo (suom. Muokkaa | Kumoa) -valikkokomennolla.

Libreoffice Writer asetukset

Trkista, että sinulla on Libreoffice Writerissa seuraavat asetukset kunnossa:

• Rivinvaihdot ym. merkit päälle valinnalla View|Nonprinting Characters
• Mittayksikkönä point: Tools|Options|Libreoffice Writer|General|Measurement unit. Jossain tilanteissa tämän voi joutua muuttamaan senttimetreiksi.
• Automaattimuotoilut pois päältä eli ruksi pois kohdasta: Format|AutoCorrect|While Typing

Dokumentin rakenteen merkitseminen tyyleillä

Seuraavaksi tekstiä jaetaan rakenteellisesti hieman järkevämpiin kokonaisuuksiin tyylien avulla. Muokkaa teksti rakenteellisesti oikeiksi kokonaisuuksiksi seuraavien ohjeiden mukaan:

• Alkuperäinen ja pidempi teksti löytyy seuraavasta osoitteesta: <URL: http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/demot/demo3/virus04.html>. Avaa alkuperäinen dokumentti uuteen välilehteen. Vertaile asiakirjaasi alkuperäiseen tekstiin, kun teet tekstiin rakenteellisia merkintöjä! Järjestä selainikkuna ja Open Office Writer -ikkuna siten, että ne näkyvät rinnakkain työpöydällä. Asiakirjan ulkonäöstä ei kannata välittää tässä vaiheessa, vaan kiinnitetään huomiota ainoastaan asiakirjan rakenteeseen!
• Varmista, Format|Styles and Formatting-valinnalla tai F11-painikkeella, että oikeassa laidassa näkyy lista käytettävistä tyyleistä. Tyyleillä merkitään millainen rakenteellinen osa dokumentista kappale tai kappaleen osa on. Kappaleen valintaan riittää, että vie kursorin johonkin kohtaan kappaletta (ei tarvitse maalata!).
• Valitse kaikki dokumentin teksti Edit|Select All ja valitse tyylilistauksesta tuplanapauttamalla käyttöön Text Body -tyyli. Suurin osa tekstin lohkoista on Text Body -tyyliä joten kannattaa alussa merkitä kaikki tällä tyylillä.
• Käytä löytämiisi otsikkoteksteihin sopivan tasoista valmista Heading ? -tyyliä. Otsikoita pitäisi olla kolmea eri tasoa. Otsikot ovat lyhyitä yhden rivin kappaleita jotka löydät helposti vertaamalla muotoiltuun versioon tekstistä.
• Jos tyylivalikossa ei ole näkyvissä kaikkia tarvitsemiasi tyylejä, niin koko tyylivalikoiman saat näkyville valitsemalla tyylivalikon alalaidasta All Styles
• Merkitse kaikki löytämäsi listat seuraavalla tavalla:
  • Listoja ovat rivit joiden alussa on asteriski (*) -merkki tai o-merkki
  • Merkitse kaikki uloimmat listat (*-merkki alussa) List Styles-välilehden List 1-tyylillä ja sisemmät (o-merkki alussa) List 2-tyylillä.
    • Libreoffice käyttää listoissa kahta eri tyyliä eli edelläkäytettyjä varsinaisia listatyylejä ja niiden lisäksi vielä kappaletyylejä, jotka löydät Paragraph Styles-välilehdeltä. Erillisten kappaletyylien käyttäminen listoissa on välttämätöntä vain jos haluat tehdä listoille omia kappalemuotoiluja. Yleensä riittää pelkän listatyylin valitseminen List Styles-välilehdeltä ja Text Body -kappaletyyli. Listojen omia kappaletyylejä voi käyttää seuraavasti:
      • Merkitse kunkin listan ensimmäinen rivi tyylillä List 1 Start
      • Merkitse listan seuraavat rivit tyylillä List 1 Cont.
      • Merkitse kunkin listan viimeinen rivi tyylillä List 1 End
      • Jos listoja on sisäkkäin eli kahta erilaista listaa niin merkitse sisempi lista tyyleillä List 2 Start, List 2 Cont. ja List 2 End
  • Merkitse samalla tavalla numeroidut listat (rivit joiden alussa on numero) mutta käytä tyyliä Numbering 1 List Styles -välilehdeltä.
  • Poista listojen alussa valmiina olleet asteriskit (*) ja numeroinnit, koska ne tulevat automaattisesti tyylien mukana. Tee poistaminen etsi ja korvaa (Edit|Find and replace) toiminnon avulla!
• Merkitse kaikki englanninkieliset lainaukset Paragraph Styles|Quotations-tyylillä
• Merkitse kaikki asiakirjassa olleet korostukset Character Styles|Strong emphasis-tyylillä.
• Merkitse kaikki WWW-osoitteet (http://-alkuiset) Character Styles|Internet link-tyylillä. Alkuperäisessä dokumentissa olevia pelkkiä linkkitekstejä, joissa on alleviivaus ja jotka eivät ole WWW-osoitteita, ei tarvitse merkitä ollenkaan.

Sisällysluettelo

• Siirrä kohdistin aivan dokumentin alkuun.
• Lisää asiakirjan alkuun sisällysluettelo (engl. Table of Contents).

Edellä määrittämäsi rakenteen ansiosta sisällysluettelon lisääminen on todella yksinkertaista. Sisällysluettelon lisääminen onnistuu valinnan Insert | Indexes and Tables | Indexes and Tables avulla.

• Käy muuttamassa jotakin dokumentin väliotsikoista.
• Päivitä sisällysluettelo ajantasalle hiiren oikean painikkeen (Update Index/Table) avulla.
• Muista tallentaa dokumenttisi! (CTRL+S)

Ulkoasun muokkaaminen

Seuraavassa muokataan hieman edellä käytetyn Text Body -tyylin ulkoasua toiseen muotoon. Tyylin ominaisuuksia päästään muokkaamaan valitsemalla tyylivalikosta haluttu tyyli ja valitsemalla hiiren oikealla painikkeella kontekstivalikosta Modify.

Muokkaa Text Body -tyyliä siten, että se sisältää seuraavia ominaisuuksia:

• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Arial ja koko 13 pt.
• Kappale on tasattu molempiin reunoihin (engl. Alignment).
• Kappaleen riviväli on yksi (engl. Line spacing).
• Väliä toiseen kappaleeseen on 10pt ennen kappaletta ja 10pt kappaleen jälkeen (engl. Spacing). Jos yksiköt ovat senteissä käy tarkistamassa asetukset.
• Kiellä Kappaleen jakautuminen useammalle sivulle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle (engl. Do not split paragraph). Jos tekstissä olisi pitkiä kappaleita voisi rajoittaa myös kuinka monta riviä saa mennä / jäädä toiselle sivulle (engl. Orphan control ja Widow control)

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa!

Otsikot

Muokkaa asiakirjan otsikkotyylejä siten, että ominaisuuksiksi jäävät ainoastaan seuraavasta listasta löytyvät ominaisuudet. Muuta Heading 1 (suom. Otsikko 1) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi.

• Siirry Organizer-välilehdelle tyylinmuokkausdialogissa.

• Perusta (engl. Linked with) Default-tyyliin.

• Seuraavan kappaleen tyyliksi (engl. Next Style) määritellään Default-tyyli.

• Siirry Font-välilehdelle. Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 24 pt ja kirjasin on lihavoitu.

• Kappaleen kieli on Suomi.

• Siirry Font effect -välilehdelle. Lisäksi kaikki kappaleen kirjaimet kirjoitetaan isolla (engl. all caps).

• Siirry Alignment-välilehdelle. Kappaleen tasaus on keskitetty (engl. Center).

• Siirry Indents & Spacing -välilehdelle. Kappaleen rivinväli on yksi (engl. Single).

• Väliä toiseen kappaleeseen on 18 pt ennen kappaletta ja 6 pt kappaleen jälkeen (engl. Spacing).

• Siirry Text Flow -välilehdelle. Kappaleen leski- ja orporivien esto (engl. Widow/Orphan control) päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle. Määrää rajaksi kaksi

2. riviä.

• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa (engl. Keep with next paragraph) eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.

Tutki kuinka dokumenttisi muuttui tyyliä muutettaessa! Muuta Heading 2 (suom. Otsikko 2) tyyliä seuraavien ominaisuuksien mukaiseksi:

• Perusta Default-tyyliin.
• Seuraavan kappaleen tyyliksi määritellään Default-tyyli.
• Kappaleen kirjasimen tyyppi on Verdana, kirjasimen koko 125% ja kirjasin on lihavoitu. Huomannet, että kirjasimen kooksi voi tosiaan syöttää myös prosentteja eikä vain pt-yksiköitä. Koko lasketaan suhteessa äitityyliin (default) eli tyyliin johon Heading 2 on perustettu.
• Väliä toiseen kappaleeseen on 12 pt ennen kappaletta ja 6 pt kappaleen jälkeen (engl. Spacing).
• Kappaleen leski- ja orporivien esto päälle, jolloin kappaleen yksittäiset rivit eivät mene toiselle sivulle.
• Kappale pidetään kiinni seuraavassa kappaleessa eli sivunvaihdon yhteydessä myös otsikko siirtyy toiselle sivulle.

Otsikkonumerointi

Lisää dokumenttiin otsikkonumerointi (engl. Outline numbered) niin, että pääotsikot numeroituvat tyyliin 1., 2., 3.. Valitse Tools|Outline Numbering. Määrää Heading 1, Heading 2 ja Heading 3 tyyleille tasot 1-3 ja kaikille sama numerointityyli (1,2,3...) ja valitse Show sublevels -kohtaan kutakin tasoa vastaava numero eli Heading 1 -tyylille 1 ja Heading 2 -tyylille 2 jne. Numeroinnin pitäisi näyttää seuraavalta:

• 1 Heading 1
• 1.1 Heading 2
• 1.1.1 Heading 3

Otsikoinnin numeroinnin tekemisessä auttaa myös video

Listat

Listojen ominaisuuksia muutetaan erillisten listatyylien sekä kappaletyylien kautta.

Muuta List 1 tyylin ominaisuuksia seuraavasti:

• Valitse List 1 -tyyli Numbering Styles -välilehdeltä niin pääset muokkaamaan listaominaisuuksia.
• Sisennykset saa helpoiten kohdalleen Position-välilehdeltä
• Listan pitäisi muotoutua kauniisti kun valitset Numbering followed by -kohtaan space ja jätät muut säädöt ennalleen eli tyhjiksi.
• Voit myös kokeillla Aligned at ja Indent at-säätöjä ja niiden vaikutusta listan ulkoasuun.
• Käy säätämässä Paragraph Styles -välilehdeltä List 1 Start, List 1 Cont. ja List 1 End -tyyleistä tyhjää tilaa ennen ja jälkeen lista-alkion 6pt verran
• Muuta myös sisemmän listatyylin List 2 ominaisuudet järkeviksi

Merkkityylit

• Muuta vielä Internet link -tyylin ominaisuuksia seuraavan listan mukaiseksi:
  • Poista alleviivaus.
  • Lisää kursivointi (engl. Italic).
  • Kirjasimen väri on automaattinen.
• Muuta Strong emphasis-tyylin ominaisuuksia:
  • Valitse fontin kooksi 11.
  • Lisää alleviivaukseksi katkoviiva.
  • Levitä merkkiväliä 3 pt:llä.

Pikanäppäimet

Käy lisäämässä Strong emphasis-merkkityylille pikanäppäimeksi CTRL+B, joka normaalisti on varattuna suoralle korostukselle.

• Valitse Tools|Customize|Keyboard
• Etsi ja valitse listasta kohta CTRL+B
• Valitse Category-listasta Styles|Character
• Nyt Function-laatikosta löytyvät merkkityylit ja niiden joukosta myös Strong emphasis. Valitse se.
• Valitse Modify niin CTRL+B yhdistyy Strong emphasis -tyyliin
• Lisää samalla tavalla pikanäppäin Internet link -tyylille

Kuvat

• Lisää dokumenttiin viruskuva. Kun olet tallentanut kuvan omalle U-asemalle, lisää komennolla Insert | Image | From File
• Tutustu aiheeseen luento-ohjeen avulla
• Pienennä kuva noin puolen sivun levyiseksi
• Aseta teksti kiertämään kuvaa
• Ankkuroi kuva johonkin tekstikappaleeseen ja kokeile pysyykö kuva kappaleen mukana vaikka kappale siirtyisi
• Lisää kuvalle kuvaotsikko. Luo kuvaotsikoita varten oma Kuva-tyyppi
• Lisää dokumenttiin kaksi muutakin viruskuvaa ja aseta kummallekin kuvaotsikko. Voit etsiä niitä Googlella.

Ristiviite, alaviite ja loppuviite

• Lisää edellä lisäämiesi kuvien kuvateksteihin ristiviitteet tekstistä. Voit lisätä viittaukset vapaavalintaiseen kohtaan tekstiä kunhan ainakin kerran viittaat kuvan numeroon ja kerran kuvatekstiin
• Ristiviitteen lisääminen ohjeistetaan luentosivulla
• Käy muuttamassa sitä kuvaotsikkoa johon viittasit. Voit myös siirrellä kuvia eri järjestykseen. Päivitä ristiviitteet ajantasalle.
• Tee sanasta Hoax alaviite eli sivun alalaitaan tuleva selite
• Lisää samaan tapaan loppuviite selittämään sanaa Bugbear

Luettelot ja hakemistot

• Merkitse muutama sana (ainakin sanat: bugbear, hoax, f-secure, troijan hevonen, mato ja spam) ja lisää niistä dokumentin loppuun hakemisto.
• Merkitse hakemiston lisäämisen jälkeen vielä muutama muu sana ja päivitä hakemisto ajantasalle
• Lisää hakemiston jälkeen aivan dokumentin loppuun myös kuvaluettelo

Osat

Lue luento-ohje osista ja dokumentin jakamisesta osiin.

• Jaa dokumentti kolmeen osaan: sisällysluetteloon, varsinaiseen tekstiosaan ja hakemistoon ja luetteloihin. Varmista, että jokaisessa osassa sivunumerointi aloitetaan ykkösestä.
• Aseta ensimmäisen osan tyyliksi First page, toisen osan tyyliksi Default ja viimeisen osan tyyliksi Index
• Jaa toinen osa kahteen palstaan ja aseta paperi vaakatasoon (landscape)
• Lisää ensimmäiseen osaan alatunnisteeseen sivunumerointi roomalaisilla kirjaimilla. Tuplanapauta numeroa niin saat muotoiluvaihtoehdot.
• Lisää toiseen osaan sivunumerointi ylätunnisteeseen arabialaisilla numeroilla. Aseta sivunumerointi parittomilla sivuilla vasempaan laitaan ja parillisilla sivuilla oikeaan laitaan.
  • Muokkaa ylätunnisteen ulkonäköä Header-tyylin avulla.
  • Lisää ylätunnisteen alareunaan yhtenäinen raja, jonka paksuus on 1/2 pt.
  • Poista kaikki entiset sarkainasetukset ja määrittele uusiksi sarkainasetuksiksi seuraavat:
    • Keskitetty tasaus 8,5 cm
    • Oikea tasaus 17 cm
• Älä laita viimeiseen osaan ollenkaan sivunumerointia mutta lisää osan alatunnisteeseen oma nimesi. Aseta sivun marginaaleiksi 1cm joka suuntaan.

Osien jaon sivunumeroinnin problematiikkaa selventää myös Tommin lyhyt video aiheesta.

Lähdeluettelo

Lue ohje lähdeluettelosta ja lähdeviitteistä.

• Lisää uusi lähde esim. Email networks and the spread of computer viruses
• Lisää johonkin kohtaan tekstiä viittaus edellä lisäämääsi lähteeseen.
• Yritä muotoilla lähdeviittaus oman oppiaineesi käytänteiden mukaan
• Lisää dokumentin loppuun lähdeluettelo ja yritä muotoilla se oman oppiaineesi käytänteiden mukaan

Navigator

• Avaa näkyviin dokumenttinavigaattori View|Navigator
• Tee navigaattorin avulla seuraavat operaatiot:
  1. Siirrä luku 1.1 dokumentin viimeiseksi luvuksi
  2. Korota luku 1.1.4 yhtä tasoa ylemmäksi eli luvuksi 1.2.
  3. Siirrä dokumentin viimeinen osa oli hakemisto ja muut listat heti sisällysluettelon jälkeen seuraavaksi osaksi
  4. Vaihda kuvalistan ja hakemiston järjestystä

Oikoluku

• Tarkista dokumentin kieliasu oikoluvun avulla Tools|Spelling and grammar
• Jos huomaat, että jonkin tyylin kieli on väärä niin käy vaihtamassa tyylin asetuksista oikea kieli ja ja suorita sen jälkeen oikoluku uudelleen.
• Yksittäisen kappaleen kielen voit asettaa suoraan Format|Font-valinnan kautta mutta jos tarvetta on useammassa samanlaisessa paikassa niin luo uusi tyyli ja aseta siihen oikea kieli.

Taulukot

Tutustu taulukoihin ja lisää dokumenttiin kokeeksi uusi taulukko Table|Insert|Table. Voit kopioida tiedot mallista.

Asiakirjamalli

• Nyt sinulla on hyvin muotoiltu asiakirja, jossa on hyvät tyylin määritykset sekä sivunasetukset. Tyylien ja sivuasetusten säilyttämiseksi asiakirjasta kannattaa tehdä asiakirjamalli (engl. Template) seuraavien ohjeiden mukaisesti.
  • Poista asiakirjamallista kaikki tekstit, joita et halua mukaan asiakirjamalliin pohjautuviin uusiin dokumentteihin. Asiakirjamalliin voi olla hyödyllistä jättää tekemäsi osanvaihdot ja sisällysluettelo. Asiakirjamallin on tarkoituksena toimia kokonaan uuden dokumentin pohjana, joten muita tekstejä ei tarvita.
  • Tallenna tiedosto asiakirjamalliksi. Tiedoston tyypiksi (engl. Save as type) täytyy valita ODF Text Document Template.
  • Tallenna asiakirjapohjasi U:-levyaseman tyovaline-hakemistoon.
• Avaa uusi asiakirja, joka pohjautuu tekemääsi asiakirjamalliin. File|New|Templates and Documents
• Kirjoita uuteen asiakirjaan hieman tekstiä (muutamia otsikoita ja normaalia tekstiä) ja tallenna uusi asiakirja U:-levyasemalle jollakin nimellä.